كتابة تقرير العمل
خواص التقرير:
الإسلوب : ليكون التقرير ناجحا يجب أن يضمن أن الأفراد الذين يوجه لهم التقرير يقوموا بالآتى :
قراءته بدون تأخير
يفهمو بسهولة كل ما فيه
يقرروا تنفيذ التوصيات
لإنجاز ذلك يطلب منك أكثر من مجرد عرض الحقائق المتعلقة بها بدقة . كما أن ذلك يتطلب أن تتواصل بالطريقة المقبولة ومفهومة للقارئ.
إختيار الكلمات : الإختيار الدقيق للكلمات يمكنك من توصيل المعانى بوضوح ودقة للقارئ.
الدقة : تأكد أن كل ما تكتبه فى التقرير مدعم بالحقائق التى يسهل إثباتها . علاوة على ذلك يجب أن يكون العرض منطقيا . تجنب أى خطأ فى العرض يؤدى الى سوء فهم المعلومات الدقيقة أساس التقرير السليم ، للتواصل الفعال وصنع القرار.
الموضوعية : التقرير لا يجب أن يكون فى صورة مقال يعكس مشاعر أو آراء شخصية يجب أن تنظر لكل جوانب الموضوع بعقل متفتح قبل أن تضع النتائج حتى تكون لها مصداقية وقبول للقارئ .
الإختصار : يجب أن يكون التقرير مختصر على قدر الإمكان دون إخلال بالموضوع وأن يحتوى على كل التفاصيل الأساسية المطلوبة.
الوضوح والتناسق : لضمان ذلك عليك أن تترك مسافة زمنية بين المسودة الأولى ومراجعتها . من المهم أن تترك من الوقت حتى ولو قصير حتى تستطيع حذف المعلومات الغير مهمة وتؤكد على ما هو مهم بالموضوعية الازمة.
البساطة : إذا كان ما تكتبه مختار جيدا دقيقا موضوعى مختصر واضح ومتناسق يجب أن يكون بسيطا على قدر الإمكان ولكن إحذر المبالغة فى البساطة حتى لا تغفل أى نقطةقد تساعد القارئ على فهم التقرير ومتابعة منطق التقرير. تجنب الكلمات التى ليس لها أهمية مثل أساسا ، فى الواقع ، بدون شك ....الخ .لأنها لا تضيف شيئ للتقرير.
تخطيط التقرير:
ليكون التقرير واضحا ومنطقيا فى العرض يجب أن يتبع خطة محددة ليصل الى القارئ ويدفعه للتفاعل مع ما تعرضه.
الخطوة الأولى : عرف ووضح الغرض من التقرير . إفعل ذلك مبكرا حتى لا تضيع الوقت والطاقة بمواضعيع ليس لها أهمية . إجمع كل المعلومات ليكون التقرير موثوقا به. هذا يعنى التحدث مع الأشخاص المشاركين فيه.
الخطوة الثانية : نظم كل المعلومات المتعلقة به تأكد أن تقتصر المعلومات على الغرض من التقرير. لا توسع نطاق التقرير . لو كان الغرض من التقرير هو تحديد الأسواق المحتملة . إبقى مركزا على منتج واحد والمعلومات الجديدة عن السوق.
الخطوة الثالثة : أكتب لمستمعينك أنت تحتاج الى فهم من هم الذين تكتب لهم وتقرر ما هى افضل طريقة لمخاطبة هؤلاء المستمعين .
الخطوة الرابعة :إستخدم كلمات قوية معبرة تحفز المستمع . إستخدم جمل مؤثرة مرتبة جيدا ، فقرات قصيرة تشتمل كل منها فكرة واضحة ذات عناوين واضحة.
الخطوة الخامسة : إعمل مسودة للطباعة ، راجع ثم إطبع ثم وزع التقرير . إعط لنفسك الوقت للقراءة والمراجعة قبل ميعاد عرضه لا تستعجل هذه الخطوة . عندما توزع التقرير ، تاكد أن كل المستندات والمرفقات موجزدة مع التقرير وأن الجميع قد إستلموها.
كتابة التقرير:
هناك أشكال مطبوعة لكتابة التقرير فى العمل وهى مصممة لتجعل الجميع يفهمها بسهولة. وهناك أيضا تقارير يصمهها كاتبها بخطوات منطقية وتشرح المعلومات والبيانات المتعلقة بالموضوع
هذه التقارير تتبع الأتى :
صفحة العنوان : وهى تشمل إسم التقرير ، كاتب التقرير والتاريخ ويمكن أيضا كتاب الغرض من التقرير لتعريف القارئ بالمشكلة أو الحلول المقدمة
صفحة الموضوع : وهى تشمل قائمة المحتويات للعناوين الرئيسية فى التقرير . إذا كان هناك عناوين فرعية يجب ذكرها أيضا . اذكر رقم الصفحة التى توجد فيها العنوان الرئسى والفرعى رقم الصفحة يجب أن يوجد فى أسفل الصفحة.
قائمة الإيضاحات : هذه الصفحة تذكر التوضيحات المذكورة فى تقريرك ، إذا كان التقرير يشمل أرقام فقط وصفحة العنوان " قائمة بالأرقام " أو إذا تضمنت جداول فقط أذكر " قائمة الجداول "
الملخص التنفيذى : وهو يستخدم لتلخيص خلفية التقرير فى صفحة حتى يقرأها المديرون الذى ليس لديهم وقت لقراءة صفحات طويلة . هذا الملخص يشمل الغرض ومجال التقرير وأيضا النتائج النهائية والتوصيات المقترحة . أذكر فقط المعلومات التى تستحق الكتابة فى الملحق التنفيذى.
المنهجية :إشرح المنهج المتبع فى بحثك لتصل الى خاتمة مثيتة . عليك أن تذكر إذا كنت لجأت للعمل الجماعى لجمع المعلومات أم الإنترنت أو المكتبة .... الخ .
متن التقرير (جسم) : هذا هو جسم التقرير عن العمل . العناوين ، وأرقام الصفحات . يجب أن تتماشى مع قائمة المحتويات.
ويحتوى جسم التقرير على الآتى :
المقدمة : وهى تشرح للقارئ أو المستمع لماذا تم عمل هذا التقرير وعرضه عليهم لقراءته والموضوع المعروض.
المتن (الجسم) الرئيسى : إن قلب تقريرك يكمن فى الجزء الرئيسى من جسم التقرير. هذا الجزء يغطى البيانات الهامة والمعلومات التى يجب ذكرها عند كتابة التقرير.
الخاتمة : وفيها يتم تحليل النتائج ويجمع أجزاء التقرير مع بعضها وهى الإجابة على تقريرك الذى يجب أن يعرفه كل فرد . إجعل الخاتمة قصيرة ومباشرة للموضوع .
التوصيات : وهى ستمد القارئ بالإقتراحات الممكنة التى ستساعد على توضيح القضايا المطروحة فى التقرير. يجب أن تكون دقيق متأكد من التوصيات لأنها قد تنفذ ويتبعها الجميع.
الملحق : يجب أن تذكر فيه كل المصادر التى إستخدمتها للبحث فى التفاصيل وهذه التفاصيل ستثبت دقة ما قدمته وتدعم التوصيات.
نصيحة عند إستخدام البريد الإلكترونى : إذا كنت سترسل التقرير من خلال البريد الإلكترونى ضمنه الملخص التنفيذى فى الجزء الرئيسى من الرسالة الإلكترونية بحيث أى مدير تنفيذى مشغول وليس لديه الوقت لقراءة الملحقات يمكنه قراءة النقاط الرئيسية فقط.
